Videokonferenzen bieten die Möglichkeit, persönliche Gespräche ohne umweltbelastende, zeitraubende und teure Dienstfahrten durchzuführen. Sie können Präsentationen einspielen oder Dokumente während der Konferenz austauschen. Gerade bei regelmäßigen Besprechungen bieten Videokonferenzen eine Alternative zu persönlichen Treffen.
Besonders komfortabel sind Videokonferenzen, wenn an Ihrem Standort ein Videokonferenzsystem installiert ist, das kompatibel zu den Systemen am Standort Ihres Gesprächspartners ist. Angebote von Videokonferenzsystemen finden sich bei den größeren Telekommunikationsanbietern und den meisten Anbietern von professionellen IT- und Telekommunikationslösungen.
Noch einfacher und kostengünstiger sind Softwarelösungen, die auf den PCs der Besprechungsmitglieder installiert werden. Bei zusätzlicher Installation einer Kamera bieten auch solche Lösungen vollwertige Videokonferenzmöglichkeiten. Doch selbst wenn keine Kamera am eigenen Rechner vorhanden ist, schaffen Videokonferenzen einen Mehrwert durch die Möglichkeit des Dokumentenaustauschs oder von Präsentationen.
Unabhängig von der am PC installierten Software können auch Online-Lösungen für Videokonferenzen genutzt werden. Hier genügt oft die Registrierung der Teilnehmer, um ohne Installation von Programmen eine Konferenz starten zu können.